Mail Order Nedir?

Ticari hayatın dijitalleşmesi ve yeni nesil ödeme sistemlerinin gelişmesine rağmen, işletmelerin nakit akışını sağlamak adına vazgeçemediği bazı köklü yöntemler bulunmaktadır. Özellikle B2B (şirketler arası) ticarette, toptancılıkta ve turizm sektöründe hayati bir rol oynayan mail order, günümüzde teknolojinin gücüyle birleşerek varlığını sürdürmektedir.

Geleneksel olarak faks cihazlarıyla özdeşleşen bu yöntem, artık Figensoft gibi teknoloji sağlayıcılarının sunduğu toplu mail çözümleriyle entegre edilerek çok daha hızlı, izlenebilir ve profesyonel bir tahsilat aracına dönüşmüştür.

Mail Order Sistemi Nedir?

Bankacılık ve finans literatüründe genellikle 'MOTO' (Mail Order / Telephone Order) kısaltmasıyla da anılan Mail Order; kredi kartının fiziksel olarak ödeme noktasında bulunmadığı durumlarda gerçekleştirilen bir tahsilat yöntemidir

Normal şartlarda bir mağazada alışveriş yaparken kartınızı POS cihazına takar veya temassız özellik ile okutursunuz. Ancak müşteri ve satıcının fiziksel olarak bir araya gelemediği durumlarda bu mümkün değildir. İşte bu noktada Mail Order devreye girer. Müşteri, kredi kartı üzerindeki bilgileri (Kart numarası, son kullanma tarihi ve güvenlik kodu) yazılı bir form aracılığıyla işletmeye iletir. İşletme yetkilisi ise bu bilgileri fiziksel POS cihazına manuel olarak tuşlayarak ödeme işlemini gerçekleştirir. Bu yöntem, mesafeleri ortadan kaldırarak ticaretin kesintisiz devam etmesini sağlayan, güvene dayalı bir protokoldür.

Adım Adım Mail Order İşlemi Nasıl Yapılır?

Mail Order işlemi, dışarıdan bakıldığında karmaşık görünse de aslında standart bir prosedüre sahiptir. Süreç, kartın fiziksel kullanımından farklı olarak, kart bilgilerinin elle girilmesi esasına dayanır.

Öncelikle işletmenizin kullandığı POS cihazının banka tarafından 'Mail Order' özelliğine açılmış olması gerekir. İşlem sırasında POS cihazı menüsünden ilgili seçenek aktif hale getirilir. Ardından müşterinin ilettiği formda yer alan 16 haneli kredi kartı numarası tuşlanır. Sonrasında kartın ön yüzünde yer alan son kullanma tarihi (Ay/Yıl formatında) ve arka yüzündeki 3 haneli güvenlik kodu (CVV) sisteme girilir. Son aşamada ise tahsil edilecek tutar yazılarak onay tuşuna basılır. Cihaz, banka sistemiyle iletişim kurarak provizyon alır ve işlem onaylandığında bir slip (bilgi fişi) üretir. İşletmenin, bu slipi ve müşterinin imzaladığı formu, olası itirazlara karşı yasal süre boyunca saklaması kritik önem taşır.

Figensoft Toplu Mail Entegrasyonu ile Tahsilatı Hızlandırın

Geçmişte işletmeler, Mail Order formlarını müşterilerine ulaştırmak için faks cihazlarını kullanır veya kargo ile evrak gönderirdi. Bu durum hem zaman kaybına hem de kağıt israfına yol açardı. Günümüzde ise toplu mail (email marketing) teknolojisi bu süreci tamamen değiştirmiştir.

Figensoft’un sunduğu güçlü toplu mail altyapısı sayesinde, binlerce bayisi veya müşterisi olan bir işletme, ödeme dönemlerinde Mail Order formlarını saniyeler içinde tüm alıcılarına iletebilir. Örneğin, ayın belirli bir gününde ödeme alması gereken bir toptancı, "Ödeme Formu"nu içeren profesyonel bir e-postayı, tek bir tıklamayla tüm borçlu müşterilerine gönderebilir. Müşteriler, e-postadaki formu indirip doldurarak yine dijital yollarla işletmeye geri iletebilir.

Ayrıca Figensoft paneli üzerinden yapılan gönderimlerde, e-postanın ulaşıp ulaşmadığı veya ekin indirilip indirilmediği raporlanabilir. Bu sayede işletmeler, "Form elime ulaşmadı" gibi bahanelerin önüne geçerek tahsilat süreçlerini şeffaf bir zemine oturtur. E-posta ile yapılan bu profesyonel iletişim, marka imajını güçlendirirken operasyonel yükü de minimuma indirir.

İşletmeler Neden Hala Mail Order Tercih Ediyor?

Dijital cüzdanların ve sanal POS’ların yaygınlaşmasına rağmen Mail Order’ın tercih edilme sebepleri oldukça güçlüdür.

İlk ve en önemli sebep, mekandan bağımsız tahsilat imkanıdır. Şehir dışında veya yurt dışında bulunan bir müşteriden ödeme almak için web sitesi kurmaya veya karmaşık entegrasyonlara gerek kalmaz; mevcut POS cihazı yeterlidir. Özellikle turizm sektöründe, otele gelmeden önce rezervasyon kesinleştirmek isteyen turistlerden kapora almak için bu yöntem vazgeçilmezdir.

Bir diğer avantaj ise esnekliktir. E-ticaret altyapısı olmayan, sadece telefon veya WhatsApp üzerinden sipariş alan butik işletmeler, Mail Order sayesinde kredi kartı ile satış yapabilir. Bu durum, nakit akışını hızlandırırken müşteri tabanını da genişletir. Ayrıca, bazı sektörlerde müşteriler, her seferinde online ödeme sayfalarına kart bilgilerini girmek yerine, güvendikleri tedarikçiye bir kez talimat vererek düzenli ödemelerinin otomatik çekilmesini (periyodik tahsilat) tercih edebilirler.

Güvenlik ve Dikkat Edilmesi Gerekenler

"Mail Order güvenli mi?" sorusu, yöntemin doğası gereği hem işletmelerin hem de tüketicilerin gündemindedir. Kart bilgilerinin açık bir form üzerinde paylaşılması riskli görünse de, doğru prosedürler uygulandığında son derece güvenlidir.

Güvenliğin temel taşı, kimlik teyidi ve ıslak imzadır. İşletmeler, müşteriden sadece kart bilgilerini değil, mutlaka kimlik fotokopisini ve imzalı formu talep etmelidir. Bankalar, olası bir "Harcamayı ben yapmadım" itirazında (Chargeback), işletmeden bu belgeleri ibraz etmesini ister. Eğer belgeler tam ise, işletme tutarı iade etmek zorunda kalmaz.

Müşteriler açısından ise riskleri minimize etmenin en etkili yolu sanal kart kullanımıdır. Mail Order işlemi için asıl kredi kartı limiti yerine, sadece o işlem tutarı kadar limiti olan bir sanal kart oluşturmak, dolandırıcılık riskini sıfıra indirir. Ayrıca, işletmelerin KVKK (Kişisel Verilerin Korunması Kanunu) kapsamında, müşterilerden topladıkları bu formları kilitli dolaplarda veya şifreli dijital ortamlarda saklaması yasal bir zorunluluktur.

Sık Yapılan Hatalar ve Çözüm Önerileri

Mail Order süreçlerinde yaşanan aksaklıkların büyük bir kısmı insan hatasından kaynaklanır. En sık karşılaşılan sorun, formdaki bilgilerin okunaklı olmamasıdır. Müşterinin el yazısının okunmaması, yanlış numara tuşlanmasına ve işlemin reddedilmesine neden olabilir. Bu noktada Figensoft aracılığıyla gönderilen dijital ve doldurulabilir PDF formlar, okunabilirlik sorununu ortadan kaldırır.

Bir diğer yaygın hata ise limit yetersizliğidir. İşletme formu alıp işlemi yapana kadar müşterinin kart limiti dolabilir. Bu gibi durumlarda müşteriyi anlık olarak bilgilendirmek için Figensoft’un Toplu SMS servisi de sürece dahil edilebilir. "Sayın müşterimiz, Mail Order işleminiz limit yetersizliği nedeniyle gerçekleştirilememiştir" şeklinde otomatik bir bilgilendirme, süreci hızlandırır ve müşteri ilişkilerini korur.

Geleneksel Yöntemleri Teknolojiyle Güçlendirin

Mail Order, işletmelerin tahsilat kabiliyetini artıran köklü bir yöntemdir. Ancak bu yöntemi verimli kullanmak, sürecin ne kadar iyi yönetildiğine bağlıdır. Kağıt yığınları ve faks cihazları arasında kaybolmak yerine; Figensoft’un sunduğu toplu mail ve iletişim çözümlerini kullanarak tahsilat sürecinizi dijitalleştirebilirsiniz.

Müşterilerinize ödeme formlarını saniyeler içinde ulaştırmak, hatırlatma mesajları kurgulamak ve tahsilat oranlarınızı artırmak için Figensoft’un kurumsal çözümleriyle tanışın. Unutmayın, doğru teknoloji ile entegre edilen her yöntem, işinize değer katar.